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Mailing List Sapienza

Lo strumento principale di comunicazione della comunità universitaria della Sapienza è la Mailing List (inviata con indirizzi diversi). Sarebbe più corretto chiamarla newsletter, lettera, bollettino o qualsiasi altro nome che la fantasia possa suggerire. Infatti, come scrivevamo, con il termine mailing list si indica generalmente una corrispondenza biunivoca tra i destinatari.

Chiunque abbia diritto ad un account di posta elettronica riceve la comunicazione. Abbiamo analizzato le mail ricevute dalla comunità universitaria nel 2010.

Complessivamente sono state inviate 187 mail. Una media di 16 mail al mese, quindi circa 3/4 mail a settimana. Una buona media per una presenza costante ma non particolarmente invasiva. Analizzando gli invii mensili notiamo che sono distribuiti in modo abbastanza omogeneo con un massimo di 24 mail a novembre (a novembre inizia di fatto l'anno accademico) e un minimo di 3 ad agosto.

Le 187 mail sono suddivise in cinque rubriche principali.

  • Dal Rettore (6 invii)
  • Agenda della settimana/Newsletter (42 invii)
  • Circolari e Avvisi (47 invii)
  • Resoconti Organi di governo (34 invii)
  • Altre non rubricate (58 invii)

Dal Rettore

Gli Uffici del Rettore - o direttamente il professore - utilizzano la mail per comunicare in modo più personale e diretto con la comunità. Le mail inviate sono 6.

Agenda della settimana

Gli eventi, le conferenze, i premi, i concerti sono raccolti in resoconti settimanali e inviati come "Agenda della Settimana" (indicato variamente nell'oggetto della mail anche come "Sapienza - Agenda della Settimana", "Sapienza newsletter", "Newsletter della settimana") e di seguito il periodo di riferimento - es. dal 31 maggio al 5 giugno 2010.

Nel 2010 sono state inviate 42 agende della settimana. Ogni mail è composta da un elenco degli eventi. Ogni evento ha un titolo, un contenuto e una firma dei promotori (contatti - eventuale - sito web). La newsletter contiene un numero di eventi che variano da 1/2 a 29 (agenda dall'8 al 16 maggio 2010)

Contenuto delle agende

I contenuti inviati via mail sono rubricati tra gli "Appuntamenti e Comunicati" sul sito universitario della Sapienza. Sono complessivamente 580 indicizzati in un archivio suddiviso per mese e per anno.

Nella tabella riportiamo il numero di eventi suddivisi per mese.

Agenda della settimana 2010
Mese Numero eventi
Gennaio 26
Febbraio 60
Marzo 70
Aprile 77
Maggio 104
Giugno 52
Luglio 13
Agosto 1
Settembre 26
Ottobre 43
Novembre 63
Dicembre 45

La corrispondenza tra comunicati e mail non è uno a uno. Gli invii sono spesso "a cavallo" del mese.

A maggio - ad esempio - sono state inviate 4 mail per 85 eventi/comunicati a fronte di 104 comunicati complessivi.

Considerazioni

Numeri piuttosto impressionanti che evidenziano quanto ricca e completa sia l'attività della nostra comunità.Il grande lavoro che c'è dietro la raccolta, l'elaborazione e la messa on-line dei comunicati (sempre ben scritti) non viene valorizzata efficacemente. La mail non riesce a differenziare gli eventi per giorno e per argomento e l'utente non è in condizione di individuare l'evento di suo interesse (concerto, conferenza eccetera). Esclusi gli interessati diretti, difficilmente gli altri potranno soffermarsi sul singolo evento se non casualmente o con grande attenzione.

Circolari e Avvisi

Il principale (unico) canale di comunicazioni interna è rappresentato dalle mail inviate con oggetto:Circolari e Avvisi.

Nel 2010 sono state inviate 47 lettere contenenti perlopiù brevi messaggi firmati dal responsabile o dirigente. Queste mail contengono una breve descrizione del provvedimento e un rinvio ad un link alla pagina di raccolta delle circolari. In questa pagina è possibile linkare e leggere la circolare amministrativa in formato PDF.

Considerazioni

Il principale difetto di questa comunicazione risiede nel fatto che il link non è diretto al documento ma alla pagina 'contenitore'. (es. (...) leggi la circolare sui nuovi orari -->Pagina delle circolari).

Comprendo la ratio: in questo modo si pensa di fidelizzare l'utente verso l'uso del portale. Purtroppo se il link non è pertinente e la pagina di destinazione è formata da liste di 20, 30 pdf non classificati il tentativo non risulta molto efficace. Anzi in questo modo si esaltano i difetti dei due canali: la mail che non corrisponde al contenuto e la pagina web che risulta troppo confusa.

Altre non rubricate

Nel 2010 sono state inviate 58 mail che non trovano collocazione nelle rubriche. Esse riguardano fatti o comunicazioni estemporanei, lutti, inaugurazioni, interventi di manutenzione straordinaria, problemi di mobilità, procedure per lo sciopero, convenzioni assicurative, bandi per l'Asilo Nido, procedure elettorali eccetera. Ecco una classificazione delle mail ricevute:

Per mittente (o aree di competenza)
Rettore 11 19%
Stipendi 1 2%
Cerimoniale 6 10%
Eventi 1 2%
Uffici elettorali 3 5%
Infosapienza (IT) 6 10%
Personale 9 16%
Patrimonio 6 10%
Altri 15 26%
Per argomenti
Conferenze/inaugurazione/Cerimonie 7 12%
Manutenzione/avvisi 6 10%
Procedure/rendicontazioni 5 9%
Convenzioni 6 10%
Bandi e concorsi 6 10%
Mobilità città universitaria 5 9%
Statuto e governance 4 7%
Lutto 7 12%
Elezioni 3 5%
Altro 9 16%

Destinatari

I messaggi inviati sono destinati ad un pubblico indifferenziato nella maggioranza dei casi (74% - 43 mail). I messaggi che interessano solo una componente dell'università sono equamente ripartiti: 7 (12%) per il personale tecnico amministrativo e 6 (il 10%) per i docenti. Il restante 3% sono 2 mail, una indirizzata ai direttori e un'altra a tutta la comunità universitaria (studenti compresi). Non ci pare di aver individuato altre figure accademiche e professionali destinatarie delle mail (dottorandi, assegnisti eccetera).

Resoconti Organi di governo

Ad ogni seduta del Consiglio di amministrazione e del Senato accademico viene redatto un puntuale resoconto e inviato. Questi articoli rappresentano la principale fonte di informazione delle attività delle istituzioni accademiche. Nel 2010 sono stati inviati 34 resoconti.