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Le 13 regole della mail ben scritta

Ben vengano linee guida,  indicazioni, corsi di formazione e istruzioni impartite da chi conosce il mestiere di scrivere. Ok. Ma perché non proviamo noi, operatori dell’assistenza e addetti di segreteria, a dare indicazioni su come ci devono scrivere una mail?

È un gioco. Iniziato con dei tweet su @twinfostud (il canale di assistenza tecnica Infostud). Molti di noi svolgono la maggior parte della loro attività lavorativa leggendo e scrivendo mail. E siccome – come si sa – scripta manent dobbiamo stare anche attenti

Sono nate, un po’ per scherzo un po’ sul serio, queste tredici regole:

  1. Quando scrivete una mail non siate né troppo sintetici né troppo prolissi: matricola e problema
  2. Curate con attenzione l’oggetto delle mail: identificate con esattezza il contenuto. (Grazie roberto)
  3. Scrivere in modo chiaro, senza lasciare nulla di sottinteso, questo consentirà a chi legge di comprendere facilmente la questione e dare una risposta appropriata. (grazie Gabriella)
  4. Nelle mail cercate di avere un punto di vista oggettivo. Le vostre angosce creano empatia coinvolgimento ma – spesso non aiutano a risolvere (grazie vitoantonio)
  5. Senza esagerare: un po’ di ironia (o sarcasmo – dipende dal problema) non guasta. È abbastanza raro che la questione sia di vita o di morte.
  6. Nessuno è insensibile all’attacco polemico e alle accuse, ma riflettete prima: volete risolvere il problema o sfogarvi?
  7. Non è un modo di dire: gli insulti via mail fanno lo strano effetto di descrivere chi li fa
  8. Impostare il discorso sulla buona fede reciproca è sempre una buona tattica. C’è sempre tempo per recriminare.
  9. È un punto d’onore risolvere al primo scambio di mail. Ma non è sempre possibile. Insistete (senza esagerare).
  10. Non aspettatevi risposte immediate. Il vostro problema deve avere sempre un margine di tempo per essere valutato/risolto.
  11. Capire un problema e risolverlo sono 2 competenze diverse. Non vi spazientite se ci vuole un tempo per capire e un tempo per risolverlo.
  12. Un problema spiegato a “voce” può essere risolto con una mail ben scritta e circostanziata. E con lo stesso tempo se ne risolvono dieci.
  13. Ringraziare è utile per capire se abbiamo risposto bene (e fa pure piacere). Se vi va, aggiornateli sugli sviluppi (anche se hanno scritto “non ci compete”).